開篇引入 公司最近業(yè)務變革后，組織結(jié)構(gòu)有所調(diào)整，為滿足管理需求，業(yè)務部門提出需要進行管理系統(tǒng)功能建設。
“我們信息化也做了好多年了，一直在建系統(tǒng)，有一些還是反復建來回改；甚至是剛建好，又發(fā)現(xiàn)不適配實際業(yè)務，需要大面積調(diào)整或重構(gòu)。這次管控平臺系統(tǒng)建設需要做好充分的業(yè)務調(diào)研與方案設計，尋找成熟的合作友商給予我們建議和指導……“
“李總，系統(tǒng)建設經(jīng)驗大家都有，關(guān)鍵是如何去評判’成熟’。我們不妨先聊聊系統(tǒng)功能建設過程中遇到的各類典型問題，再探討如何解決?！?br />
痛難點剖析 01需求分析偏差大，反復調(diào)研不堪其擾 正所謂“事預則立，不預則廢”，調(diào)研前做好規(guī)劃和準備是必要的。但由于缺乏成熟方法引導，不清楚調(diào)研大綱該準備什么，只能單刀直入詢問客戶想法，導致調(diào)研陷入困境。又由于缺乏行業(yè)案例實施經(jīng)驗，需求人員對業(yè)務理解存在偏差，往往造成核心用戶識別不清，找不到項目真正想要解決的瓶頸問題。
需求分析時，用戶所提問題的合理性和正確性判斷是難點，若不能甄別哪些是管理需求、陷阱需求、隱性需求等，就很難準確識別真正的高價值需求，診斷用戶當下亟待解決的痛點。如此一開始就讓用戶需求沒有被準確、詳細地定義，這可能導致后續(xù)設計和開發(fā)偏離實際需求。
02方案設計不合理，業(yè)務調(diào)整傷筋動骨 方案設計是項目成功的基石，但如今卻彌漫著一種“輕視深度方案設計，僅圖快速銷售產(chǎn)品”的浮躁風氣，逐漸脫離業(yè)務。方案設計人員若不從用戶實際現(xiàn)狀出發(fā)，不重視用戶真實訴求，極易使得關(guān)乎業(yè)務命脈的關(guān)鍵功能存在嚴重問題，導致系統(tǒng)無法正常投入使用。
同時需求的有效傳遞與精準轉(zhuǎn)化是關(guān)鍵痛點，倘若此過程處理不當，易導致開發(fā)團隊對客戶需求理解偏差，不能完全理解或正確實現(xiàn)客戶所要求的功能特性，會導致交付的系統(tǒng)在某些關(guān)鍵功能上表現(xiàn)不佳或缺失。
除此，技術(shù)方案時一旦不考慮企業(yè)未來變革調(diào)整，未能合理預估數(shù)據(jù)增長速度和處理能力需求，忽略系統(tǒng)交互的易用性等；隨著業(yè)務的發(fā)展，系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性及擴展性都會受到影響，不能適用業(yè)務的變化調(diào)整。
03項目文檔不標準，迭代調(diào)整難跟蹤 有效的信息傳遞是項目成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而信息的準確傳遞又依賴于標準化的項目文檔。當下大家更關(guān)注系統(tǒng)功能的及時按期上線，普遍后補文檔甚至忽略文檔。在實際操作中，需求文檔表述不清、設計方案更新滯后、溝通渠道不暢等，都會導致需求信息在團隊內(nèi)部和上下游環(huán)節(jié)中失真，造成開發(fā)團隊誤解需求，最終影響系統(tǒng)的功能實現(xiàn)并偏離真實用戶需求。
對后續(xù)運維造成的困擾也不容忽視，系統(tǒng)上線運行一段時間后，需要進行系統(tǒng)功能優(yōu)化或者解決bug問題，卻又無文檔支撐，不得不增加費用依賴供應商來打補丁做優(yōu)化，使得系統(tǒng)維護困難重重。
04項目管理不規(guī)范，預期目標逐漸偏離 項目的規(guī)范管理是決定項目成敗的關(guān)鍵。除常規(guī)項目計劃、成本、質(zhì)量管理之外，需求理解的差異及需求的變更控制兩方面顯著影響了系統(tǒng)功能建設的效率和質(zhì)量，需要予以重點關(guān)注和有效解決。
內(nèi)外部需求共識不一致方面，由于信息不對稱、溝通不充分，使得項目內(nèi)部與客戶、合作伙伴之間對需求理解不一致，導致各方對系統(tǒng)功能的預期和實際需求有出入。
需求變更管理方面，隨著項目的推進，需求變更調(diào)整不可避免，若需求變更后未能及時同步調(diào)整方案設計，將會導致方案與實際需求脫節(jié)。
“確實是這么回事，能看出來你們的經(jīng)驗非常豐富，可以給我們重點講講要如何避坑，功能實施建設到底要如何做才能建好?！?br />
“我們公司做了十幾年的軟件項目，總結(jié)了一套成熟的功能建設方法論，這就分享給大家?！?br />
解決方案 我們將管控功能建設過程分為了項目啟動、項目建設、項目交付三個階段，每個階段都有相應的實施方法論、標準模板、行業(yè)案例、演示功能等。
圖1 標準化管控功能建設項目實施過程
01移交與策劃階段 通過詳盡透徹的交底工作，確保項目各方對項目背景有深刻理解，清晰把握項目范圍、建設目標及建設內(nèi)容等。有針對性地對項目經(jīng)理及需求顧問進行專業(yè)培訓，讓他們充分掌握與該項目模塊相關(guān)的業(yè)務知識。同時借鑒過往類似項目案例，汲取其建設內(nèi)容與成功經(jīng)驗，為當前項目的推進提供有力支撐。
嚴格執(zhí)行項目質(zhì)量管理流程，通過完善的項目策劃方案，實現(xiàn)對項目技術(shù)路線、實施內(nèi)容、實施計劃、關(guān)鍵風險點、資源計劃、人員組隊等要素的研討分析，確保項目開展有章法。
項目啟動會的召開則旨在統(tǒng)一雙方認知，明確項目總體目標及實施路徑，約定實施計劃與產(chǎn)出物。并預先規(guī)劃下一階段調(diào)研工作所需的對接部門和責任人，以確保項目全程獲得充足支持與協(xié)調(diào)，為項目成功奠定堅實基礎。
02需求分析階段 核心任務在于精準發(fā)掘與定位問題所在。依托標準化方法論和案例庫高效調(diào)研，以行業(yè)典型問題的牽引，可以幫助快速聚焦關(guān)鍵痛點；成熟解決思路的借鑒，有助于打開調(diào)研用戶的思路。
在需求挖掘中，緊密圍繞業(yè)務流程，深入分析各環(huán)節(jié)流程效率、存在問題和用戶預期場景，同時診斷當前信息系統(tǒng)存在的操作難題、數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和管理方面的短板。
在需求分析中，構(gòu)建用戶需求池，通過系統(tǒng)梳理和過濾海量需求信息，集中關(guān)注對業(yè)務效率、用戶體驗和價值創(chuàng)造起到關(guān)鍵作用的需求要點。并以真實場景應用來模擬分析用戶需求，將需求轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化條目并寫入需求規(guī)格說明書，經(jīng)雙方確認后作為項目實施的基準，確保項目真正解決問題并滿足用戶實際應用場景。
03方案設計階段 核心在于是以用戶為核心，結(jié)合技術(shù)可行性、業(yè)務發(fā)展和系統(tǒng)性能的全方位考量，實現(xiàn)既能解決當前痛點，又能適應未來發(fā)展變化的合理化方案設計。
架構(gòu)設計時需深入理解業(yè)務需求和未來發(fā)展趨勢，遵循行業(yè)標準和成熟的架構(gòu)理論，確保系統(tǒng)高度可用、靈活擴展、安全可靠且易于維護。
功能規(guī)劃與設計時，基于用戶角色和使用場景細化需求，兼顧功能完整性與用戶體驗，定期與用戶進行交流和反饋，確保功能設計貼合實際業(yè)務需求，避免過度設計和遺漏重要功能點。
集成設計時，充分考慮各組件間的接口定義、協(xié)議兼容、數(shù)據(jù)同步與轉(zhuǎn)換等要素，構(gòu)建松耦合、易擴展的系統(tǒng)集成方案。通過設計合理的集成測試計劃，驗證不同模塊間的協(xié)同工作能力，確保系統(tǒng)在集成環(huán)境下的穩(wěn)定性和一致性。
04開發(fā)實施階段 通過開發(fā)負責人的需求反講，確保需求要點理解到位，各方理解一致。針對復雜業(yè)務邏輯，采用領域驅(qū)動模型開發(fā)，開展詳細的業(yè)務流程分析和建模，理清業(yè)務邏輯的各個環(huán)節(jié)和條件，以便更好地理解和設計業(yè)務邏輯。同時過程中質(zhì)量審計流程控制、問題臺賬閉環(huán)管理，以及定期開發(fā)進度與需求一致性跟蹤檢查，有效確保開發(fā)實施的順暢開展。
05驗收與運維階段 必要的系統(tǒng)操作培訓可確保用戶快速適應并熟悉新系統(tǒng)的各項功能，不僅能幫助用戶深入理解隱藏在功能背后的操作邏輯與業(yè)務流程調(diào)整，更是確保系統(tǒng)得以順暢應用的基礎。
若要想充分發(fā)揮系統(tǒng)的效能，真正用好，必須輔以完善的運行規(guī)范機制建設。運行管理制度將新系統(tǒng)建設引發(fā)的業(yè)務流程革新進行規(guī)范化和制度化，確保流程變更的長效穩(wěn)定；通過建立科學的指標監(jiān)測體系，對系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)進行深度分析，實時掌握系統(tǒng)實際運行狀態(tài)，進而使規(guī)范管理得以切實貫徹執(zhí)行。
此外，輔以持續(xù)的功能優(yōu)化與迭代升級，有助于系統(tǒng)建設與業(yè)務管理工作更加緊密地融合，使系統(tǒng)功能時刻貼合業(yè)務需求的發(fā)展變化。如此，系統(tǒng)便能在與業(yè)務的深度融合中不斷釋放潛能，實現(xiàn)業(yè)務價值與技術(shù)目標的最大化提升。
總結(jié) “聽你這么一講，思路一下子清晰很多了。除了方法論支撐，還有什么好的經(jīng)驗再分享一些?！?br />
“項目實施中，單單依靠項目團隊有時容易出現(xiàn)一些偏差。公司構(gòu)建了一套專家體系，有技術(shù)有業(yè)務，通過KCP流程控制參與到項目當中，為項目提供指導支撐，對項目交付助力不少。”
成功駕馭管控功能建設項目的實施過程，絕非僅僅依托于先進成熟的方法論指引，更離不開甲乙雙方的緊密協(xié)作與共同努力。在整個項目進程中，我們需要立足全局，注重細節(jié)，強調(diào)需求驅(qū)動、技術(shù)支撐、用戶導向的原則。借助靈活高效的迭代優(yōu)化機制，最終打造出既能滿足當前需求又能適應未來發(fā)展的高質(zhì)量管控系統(tǒng)。
未完待續(xù)...
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